В службе ДОУ организации при формировании дел придерживаются мнения, что в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. В соответствии с этим в одну папку помещают разные виды документов с одинаковыми сроками хранения. Чтобы облегчить поиск нужных документов, в папку подшивают картонные разделители, на которые заносят название видов и разновидностей документов. Эти же названия переносят на обложку дела. Когда количество листов в деле достигает 300-350, заводят его второй том. ответьте на вопросы:
1. Какие нарушения существующих правил формирования дел допущены в данной организации?
2. Почему такой порядок формирования может сильно затруднить поиск документов?
- Помещение разных видов документов с одинаковыми сроками хранения в одно дело. Согласно принятому мнению, каждый вид документов должен иметь свое собственное дело, чтобы в дальнейшем проще было организовывать их поиск и учет.
- Использование картонных разделителей на которых заносятся названия видов и разновидностей документов. Хотя это может облегчить поиск внутри дела, но такой подход недостаточен для удобного и быстрого поиска нужных документов в общем списке дел.
- Перенос названий видов и разновидностей документов на обложку дела. В случае изменения состава документов в деле, необходимо будет вносить изменения и на обложку, что может быть неудобно и вызывать путаницу.
2. Такой порядок формирования дел может сильно затруднить поиск документов по нескольким причинам:
- Когда в одно дело помещаются документы разных видов, возникает риск того, что при поиске нужного документа придется просмотреть все документы в деле, что занимает много времени и требует большого труда.
- Использование картонных разделителей с названиями видов и разновидностей документов может привести к ситуации, когда требуется просмотреть все разделы, чтобы найти нужный документ, особенно если он связан с несколькими видами документов.
- Перенос названий видов и разновидностей документов на обложку дела может привести к путанице, например, в случае изменения состава документов в деле или при архивации дела. Это может затруднить поиск в архиве по обложкам дел.
В целом, такой порядок формирования дел затрудняет и усложняет поиск документов, требует большого объема работы при обращении к делам и создает риск ошибок при их учете и упорядочении. Рекомендуется разработать и применять более систематический и удобный подход к формированию и организации дел, который бы учитывал разные виды документов с разными сроками хранения.